La conformité est l’état de ce qui présente un accord complet, une adaptation totale. La conformité est un terme employé en droit et en gestion de la qualité. Il est répandu en banque et en assurance. Dans l’univers de la finance et du gouvernement d'entreprise, on utilise fréquemment le terme anglais compliance.

Univers juridique

Traduction de l'approche juridique

Définition

La définition de la conformité en termes juridiques peut se définir comme suit :

« ensemble d'actions visant à rendre les mesures comme les comportements des dirigeants et personnel au sein d'organismes publics ou privés (associations à but non lucratif, entreprises, syndicats, etc.) comme vis-à-vis de tiers conformes à la norme externe et/ou interne applicable au lieu où ils opèrent ».

Par norme, on se réfère aux éléments pertinents du droit (normes de droit, directives, lois, et règlements) sans oublier les normes internes à l'organisation de soft law qui peuvent être assimilés à des engagements unilatéraux.

Obligation et/ou engagement unilatéral

La mise en conformité peut être le résultat d'une obligation légale (cas aux États-Unis en application de la loi Sarbanes-Oxley) ou encore, dans le domaine bancaire, avec le Règlement CRBF 97-02 de 1997, et le Document consultatif du Comité de Bâle, du 27 octobre 2003.

En droit français, elle peut être également une obligation de l'entreprise pour limiter une sanction en droit de la concurrence en cas d'ententes. En France, plusieurs entreprises l'ont mis en place avec l'approbation de l'Autorité de la concurrence :

secteur postal (Cons. conc., décision n 04-D-65, 30 novembre 2004) ;

secteur des appareils de chauffage (Déc. n 06-D-03, 9 mars 2006 ;

secteur de l'élimination des déchets (Déc. n 07-D-02, 23 janvier 2007) ;

secteur de la téléphonie (Déc. n 07-D-33, 15 octobre 2007) ;

secteur du déménagement national et international (Déc. n 07-D-48, 18 décembre 2007).

À défaut d'obligation, l'organisation peut s'engager dans une démarche d'une manière offensive ou défensive :

du point de vue offensif, l'organisation peut vouloir communiquer sur le respect de la loi dans un secteur où sa réputation est mise en cause par l'opinion publique et/ou les médias ou prouver leur différence vis-à-vis d'organisations similaires ;

du point de vue défensif, le besoin de mise en conformité peut se révéler au gré d'un audit interne ou externe qui pourra déboucher sur un audit de conformité voire un audit juridique de conformité. L'exercice est alors de mesurer les écarts entre le comportement (ou la règle adoptée par l'organisation) et la norme de référence. Le défaut de conformité peut aboutir à un contentieux, une remise en cause des responsabilités, et recèle un risque juridique ou d'insécurité juridique.

Analyse coût/avantage

L'action de mise en conformité ou compliance peut s'établir sur la base d'une analyse contrainte/avantages dont les termes ont été analysés par Christophe Roquilly.

« Il est un lieu commun que de penser que la compliance représente une contrainte absolue pour les entreprises. La complexité informationnelle (difficulté liée à l'interprétation des normes) et la complexité computationnelle (difficulté liée à l'augmentation du volume des normes), auxquelles s'ajoute le développement des obligations de déclaration de compliance, sont la source principale de cette perception. Le poids que représentent les obligations de compliance peut être interprété en termes de coût organisationnel (coût de la veille réglementaire ; coût de la mise en conformité ; coût de la communication sur cette conformité) et de coût stratégique (obligation de modifier certains éléments de la stratégie de l'entreprise, dans certains cas). Mais la compliance peut également être perçue comme étant une source d'opportunité pour l'entreprise : développement d'un apprentissage organisationnel en vue de créer et de développer des process et une culture de la compliance, sans pour autant qu'elle soit paralysante ; potentalité d'avantages concurrentiels durables. En effet, on peut se demander dans quelle mesure la compliance peut devenir un facteur de performance et de distinctivité par rapport aux entreprises concurrentes. L'entreprise pourrait en effet se distinguer par son organisation spécifique (coûts, priorités) de conformité aux normes réglementaires, ses choix au niveau des normes non-obligatoires pouvant ne pas être appliquées, etc. »

Modes d'action

La conformité est un des volets de la GRC (gouvernement d'entreprise, maîtrise des risques et conformité interne) très en vogue sous la pression du droit de sociétés.

Cette politique de conformité volontaire ou subie place les directeurs juridiques en première ligne : pour prouver leur conformité réglementaire, les entreprises devront mettre en place un code de bonne gouvernance, développer une fonction de « compliance officer » et intégrer la dimension de « conformité juridique » dans le quotidien opérationnel par des programmes et des processus de vérification.

Sur la base des retours d'expérience de directions juridiques anglo-saxones, l'action de mise en conformité peut se traduire par deux approches simultanées :

à court et moyen terme, mise en place de programmes de conformité qui visent à vérifier pour les dispositifs clefs d'une organisation le respect des politiques énoncées. Chaque branche de droit (droit financier, droit de la concurrence, droit pénal, droit de la santé sécurité, etc.) peut faire l'objet d'une démarche de conformité avec la mise en place d'un programme de conformité spécifique. Des solutions logicielles tentent de gérer le flot d'informations à cette fin pour un contrôle point par point qui doit être parfaitement documenté ;

à moyen et long terme, mise en place d'une communication interne dédiée sur le sujet, d'une formation continue ciblée et adaptée selon les profils visés du haut jusqu'en bas de la hiérarchie de l'organisation avec un traitement préventif systématique des risques juridiques prioritaires.

En tous les cas, le soutien des dirigeants est un préalable pour une action qui tend à déployer une culture de la conformité enracinée dans l'organisation. « Chaque entreprise est unique ».

Un objectif du contrôle interne des sociétés cotées

À la lumière des dernières recommandations de l'Autorité des marchés financiers (France) du 22 juillet 2010 sur les dispositifs de gestion des risques et de contrôle interne - « Cadre de référence », la conformité aux lois et règlements qui « fixent des normes de comportement que la société intègre à ses objectifs de conformité » est bien un objectif de contrôle interne. Cette mise en conformité juridique suppose, « compte tenu du grand nombre de domaines existants (droit des sociétés, droit commercial, environnement) », une action permanente de veille juridique qui se décompose en différentes tâches :

« connaître les diverses règles qui lui sont applicables ;

être en mesure d’être informée en temps utile des modifications qui leur sont apportées (veille juridique) ;

transcrire ces règles dans ses procédures internes ;

informer et former les collaborateurs sur celles des règles qui les concernent ».

Univers des processus industriels

Carton vert indiquant la conformité d'un produit.

Dans l'industrie et les services, le processus de mise en conformité d'un produit, d'un service, est appelé de différentes manières :

retouche ;

réparation ;

reprise.

La non-conformité, qui équivaut à un défaut de qualité par rapport au cahier des charges, peut conduire à un ajustement, au recyclage (en faible proportion) dans la prochaine fabrication, à la mise au rebut du produit, ou au remboursement du produit ou du service au client. Ce dernier peut accorder une dérogation.

Univers bancaire et financier

En finance, le terme de conformité, ou encore de compliance, est utilisé pour désigner le respect des dispositions législatives et règlementaires, donc des dispositions normatives propres aux activités bancaires et financières, mais aussi des normes professionnelles et déontologiques, ainsi que des orientations de l’organe délibérant ou des instructions de l’organe exécutif.

Aux termes du règlement CRBF 97-02, cette obligation est impérative. Tous les établissements financiers, établissements de crédit, prestataires de services d'investissement ou établissements de paiement sont ainsi dotés d'une fonction de conformité.

Les règlementations sectorielles bancaires européennes (MiFID, UCITS IV, AIFMD, Bâle III) et assurance (Solvabilité II), confirment la mise en place d'un compliance officer pour gérer la conformité et traiter les sources de risques.

De même, les professionnels bancaires et financiers opérant sous forme indépendante, tels que les intermédiaires, doivent s'assurer également de la conformité de leurs activités. La conformité bancaire, ou en assurance, s'applique également dans le droit de la distribution bancaire.

Parmi les thématiques de la conformité financière ou bancaire, il s'agira entre autres :

du contrôle du risque (de marché, de liquidité, de contrepartie, opérationnel) ;

de la prévention des délits d'initié ;

de la lutte contre le blanchiment d'argent ;

de la lutte contre le financement du terrorisme ;

du respect des embargos ;

du contrôle de la conformité vis-à-vis des politiques d'investissement ;

du contrôle de la gestion des investissements ;

du conseil aux responsables métiers ;

du contrôle des prestations essentielles externalisées, notamment, aux intermédiaires, par exemple, les intermédiaires en opérations de banque et en services de paiement, pour les établissements de crédit ;

risques de litiges et risques d'image.

Les établissements bancaires et financiers ont ainsi mis en place des outils de gestion du risque de non-conformité de plus en plus précis, compte tenu des risques de dérives qui ont pu avoir lieu lors des dernières crises financières.

Car la conformité bancaire et financière joue un double rôle, de protection du système bancaire et de protection des consommateurs de produits financiers.

La crise financière débutée en 2008 renforce l'exigence d'une conformité bancaire et financière efficace.

守规，指公司或机构需采取措施确保其行为（包括员工的行为）遵守相关的法律、法规。

在中国金融业，Compliance一般译作“合规”。中国银行业监督管理委员会于2006年10月25日发布了《商业银行合规风险管理指引》。该《指引》将合规定义为“使商业银行的经营活动与法律、规则和准则相一致”，其中“法律、规则和准则”是指“适用于银行业经营活动的法律、行政法规、部门规章及其他规范性文档、经营规则、自律性组织的行业准则、行为守则和职业操守”。由于银行、证券公司及保险公司等金融机构要面对日益严谨及技术性的特殊监管规定，故一般会聘请合规主任(Compliance Officer)专职有关工作。除于金融机构中工作的合规人员外，亦会有独立的合规顾问公司，为不同的金融机构提供合规顾问服务。