L'archiviste est un professionnel de l'information chargé de la gestion des archives.

Dans le monde anglo-saxon, le terme d'« archivist » désigne spécifiquement les personnes chargées de conserver des archives historiques, alors que le terme de « records manager » est utilisé pour le professionnel chargé de la gestion des documents d'archives.

Mission et activités

L'archiviste a pour mission de garantir et contrôler l'accès sur le long terme à l'information organique et de faire connaître ce patrimoine. Il est le gardien des archives dont il a la charge, il en assume la diffusion et la valorisation.

Ses activités sont d'ordre scientifiques et techniques, organisationnelles, culturelles et de formation. Elles couvrent l'intégralité de la chaîne documentaire archivistique :

Contrôle de la création des documents et collecte : assister les producteurs d'information dans la création et le classement de leurs dossiers d'activité (activités de conseil et de formation), évaluer les dossiers, au terme de leur délai de conservation, organiser l'élimination des dossiers sans valeur archivistique et verser aux archives historiques tous les dossiers dont on a déterminé qu'ils ont une valeur archivistique ;

Traitement archivistique : reconditionner et décrire le contenu des dossiers en élaborant des instruments de recherche afin qu'on puisse retrouver facilement l'information dont on a besoin ;

Préservation : protéger les dossiers de tout ce qui pourrait menacer leur intégrité, que ce soit des détériorations dues à des causes naturelles (feu, dégâts des eaux, micro-organismes, etc.) ou des actes de malveillance, les conserver sur le long terme ;

Communication et utilisation : rendre matériellement et intellectuellement possible la consultation du contenu des documents, en faisant connaître l'existence de ceux-ci, en fournissant des renseignements à leur sujet, en publiant les plus intéressants, en faisant reproduire et diffuser les plus fragiles ou les plus demandés, etc. ;

Administration : gérer un service d'archives, en particulier les ressources financières, humaines, matérielles (achat de matériel de reconditionnement) et immobilières (gestion des locaux et espaces de stockage) ;

Réseautage et veille : se tenir au courant des nouveautés légales, techniques et organisationnelles.

Au bout du compte, la finalité du travail est de satisfaire l'utilisateur qui recherche de l'information. Les archives publiques relèvent de l'intérêt public.

Déontologie

La déontologie chez les archivistes a été formalisée depuis les années 1950 en Amérique du Nord.

Un code de déontologie a été adopté par le Conseil international des archives (CIA) le 6 septembre 1996 :

Les archivistes maintiennent l'intégrité des archives et garantissent ainsi qu'elles constituent un témoignage du passé durable et digne de foi.

Les archivistes traitent, sélectionnent et maintiennent les archives dans leur contexte historique, juridique et administratif, en respectant donc leur provenance, préservant et rendant ainsi manifestes leurs interrelations originelles.

Les archivistes préservent l'authenticité des documents lors des opérations de traitement, de conservation et d'exploitation.

Les archivistes assurent en permanence la communicabilité et la compréhension des documents.

Les archivistes répondent du traitement des documents et en justifient les modalités.

Les archivistes facilitent l'accès aux archives du plus grand nombre possible d'utilisateurs et offrent leurs services avec impartialité à tous les usagers.

Les archivistes visent à trouver le juste équilibre, dans le cadre de la législation en vigueur, entre le droit au savoir et le respect de la vie privée.

Les archivistes servent les intérêts de tous et évitent de tirer injustement de leur position des avantages pour eux-mêmes ou pour quiconque.

Les archivistes cherchent à atteindre le meilleur niveau professionnel en renouvelant systématiquement et continuellement leurs connaissances archivistiques et en partageant les résultats de leurs recherches et de leur expérience.

Les archivistes travaillent en collaboration avec leurs collègues et les membres des professions voisines afin d'assurer universellement la conservation et l'exploitation du patrimoine documentaire.

Historique de la profession

À l'origine, l'archiviste est un homme de pouvoir qui garde les textes des lois.

Ainsi, dans la Grèce antique, le métier d'archiviste était rempli par des magistrats :

« Une autre classe de fonctionnaires est chargée de l’enregistrement des actes passés entre particuliers, et des arrêts rendus par les tribunaux. Ce sont eux aussi qui doivent recevoir la déclaration des poursuites et des instances judiciaires. Parfois cette dernière magistrature se divise en plusieurs autres ; mais elle n’en a pas moins toutes les attributions que je viens d’énumérer. Ceux qui la remplissent sont appelés Archivistes [hieromnemon], Greffiers [en fait épistate pour « surveillant » ou « superviseur »], Conservateurs [mnemon pour « gardien de la mémoire »], ou désignés par tout autre nom pareil. »

— Aristote, La Politique, livre VII, chapitre 5, §4

Dans la Rome antique, les archives d'État conservées dans le tabularium sont également gérées par des magistrats : les censeurs, puis les questeurs.

Détail d'une armoire d'archives de l'hôpital de Biberach an der Riß, datant de 1617

Au Moyen Âge, la fonction d'« archivaire » (terme attesté depuis le XV siècle) est plutôt remplie par des clercs, des secrétaires (littéralement « qui conservent des secrets ») ou des chanceliers.

Ainsi, la garde des archives du roi de France Philippe Le Bel est confiée en 1307 au clerc Pierre d’Étampes dont les fonctions sont décrites ainsi :

« Qu’il voie, examine, mette en ordre et range dans les armoires les lettres, chartes et privilèges, afin de les conserver le mieux possible pour qu’ils soient le plus sûrement et le plus facilement utilisables lorsqu’il sera nécessaire. Et qu’il fasse tout ce qu’il faut pour les conserver sûrement et les retrouver rapidement. »

— Philippe Le Bel, Lettres de commission, 1309

Évêque auxiliaire de Worms dans ses archives, 1770.

Le métier d'archiviste se professionnalise à partir du XVII siècle avec les débuts de la diplomatique et le système de la « Registratur » en Allemagne. De clercs, les archivistes deviennent notaires. Dans les pays d'Europe centrale, la fonction de « registrateur » apparaît dans les administrations au XVIII siècle. Le terme d'« archiviste » (formé avec le suffixe -iste plus scientifique) apparaît en français à cette même époque et remplace de plus en plus le terme d'« archivaire ».

Après la Révolution française, avec l'entrée de l'archivistique dans le giron des sciences auxiliaires de l'histoire, l'archiviste devient un historien érudit. Pendant tout le XIX siècle et une bonne partie du XX siècle, il ne garantit plus l'accès à des textes de droit, mais à des sources historiques. Il doit bénéficier de solides connaissances techniques (diplomatique, paléographie, sigillographie, héraldique) qu'il acquiert dans des écoles spécialisées nouvellement créées (par exemple dans les écoles italiennes dès le début du XIX siècle ou à l'École nationale des chartes en France dès 1821).

En raison de la normalisation accrue du métier depuis les années 1970 et de l'informatisation croissante des supports, l'archiviste a repris sa fonction juridique à laquelle il a ajouté une fonction de gestionnaire de ressources : il est devenu un gestionnaire d'information. Parallèlement, il conserve son rôle social dans la valorisation du patrimoine écrit.

Contexte professionnel

National Archives and Records Administration, Washington DC, États-Unis, 1937

L'archiviste travaille soit dans l'organisme qui produit les documents à archiver (administration, entreprise, association, etc.) et pour répondre aux besoins et aux obligations légales de cet organisme, soit dans un organisme externe au producteur (institution publique ou privée) qui traite, conserve et/ou communique des archives, souvent à vocation patrimoniale.

Compétences et niveaux de qualification

L'Euroréférentiel I&D décrit 33 domaines de compétences pour les professionnels de l'information (dont les archivistes) :

Compétences en information documentaire : relations avec les usagers et les clients, compréhension du milieu professionnel, application du droit de l’information, gestion des contenus et des connaissances, identification et validation des sources d’information, analyse et représentation de l’information, recherche de l’information, gestion des collections et des fonds, enrichissement des collections et des fonds, traitement matériel des documents, aménagement et équipement, conception de produits et services

Compétences technologiques

Compétences en communication

Compétences en management

Russian State Archive of Sound Recordings (RGAFD), 2014

En fonction de son institution ou de son rôle, l'archiviste peut avoir d'autres savoirs issus d'autres disciplines (juridiques, historiques, économiques, linguistiques, statistiques, etc.), par exemple connaître le droit dans la mesure où les archives sont d'abord des preuves et où l'archiviste doit sélectionner celles qui seront utiles pour défendre ou établir des droits (notamment en cas de procès), connaître l'histoire puisque les archives sont aussi des sources pour la recherche historique et que l'archiviste doit les sélectionner en fonction de l'utilité qu'elles peuvent avoir pour l'historien actuel et futur.

Les niveaux de qualification, chez les archivistes comme chez les autres professionnels de l'information, sont au nombre de quatre : assistant, technicien, manager et expert.

Plus spécifique aux archivistes (et au cadre français), le Référentiel métiers de l'Association des archivistes français décrit des compétences dans le domaine du cadre réglementaire et organisationnel, dans le domaine de la conservation, de la collecte et du traitement, dans le domaine de la communication, dans le domaine de la valorisation et dans le domaine de la conduite de projet.

Plus que d'autres professions, les archivistes sont tenus au secret professionnel.

Formation

Archives nationales, Royaume-Uni, 2007

Alors qu'il existe des archivistes depuis la plus haute Antiquité, la professionnalisation du métier n'est pas très ancienne. Les premières méthodes en archivistique datent du XVII siècle et les premières formations ne sont dispensées, comme discipline pédagogique, que depuis le XIX siècle en Italie, en Allemagne et en France.

Dans la plupart des programmes européens et américains jusqu'aux années 1930, la formation des archivistes est dominée par un enseignement universitaire en histoire et est dispensée dans des écoles et des facultés relevant d'universités de lettres et de sciences humaines. On constate d'ailleurs que, dans beaucoup de régions, la direction des archives nationales (ou des archives cantonales en Suisse) est confiée à des archivistes qui sont aussi professeurs d'histoire.

Après la Deuxième Guerre mondiale, les écoles d'archivistique se multiplient dans le monde et, en raison de l'expansion de l'activité gouvernementale et de la production croissante de documents, se détournent petit à petit de l'histoire pour s'aligner sur les méthodes et les formations développées par la bibliothéconomie et par les sciences de l'information. Bien que la provenance des documents diffère entre l'archivistique et la bibliothéconomie, les opérations de la chaîne documentaire restent similaires dans les deux domaines, ainsi que la finalité du travail (retrouver l'information pour l'utilisateur).

Paul Delsalle distingue quatre types d'écoles dans lesquelles un enseignement d'archivistique est donné :

Écoles spécialisées en archivistique, paléographie et diplomatique, à l'origine essentiellement tournées vers les documents anciens : par exemple les dix-sept écoles italiennes (Scuole di archivistica, paleografia e diplomatica) dépendant des différentes archives d'État (Archivi di Stato), l'École nationale des chartes formant des archivistes-paléographes en France, l'École de Vienne, l'École de Marbourg en Allemagne ou l'école d'archivistique (Archiefschool) aux Pays-Bas.

Écoles des sciences de l'information et de la documentation axée principalement sur la gestion des documents (records management).

Écoles de bibliothéconomie où l'enseignement archivistique est second : École de bibliothéconomie et des sciences de l'information à Montréal, Haute école de gestion de Genève en Suisse, l'École des Sciences de l'information au Maroc, etc.

Écoles historiques, universités, qui dispensent un programme de formation pour les archivistes à l'intérieur d'une formation historique, par exemple en Europe de l'Est, mais aussi dans certains instituts ou universités en France, en Grande-Bretagne et aux États-Unis.

Dans les pays anglo-saxons, la gestion des archives historiques et le gestion des documents d'archives (records management) font en général l'objet de deux programmes de formation distincts.

Certaines écoles délivrent des diplômes pratiques, formant des techniciens chargés d'implanter les outils archivistiques développés par les archivistes titulaires de diplômes supérieurs (licences ou maîtrise). Dans certains pays, certains diplômes ou accréditations sont obligatoires pour accéder à certaines fonctions (entrée par concours dans la fonction publique française, certifications des associations professionnelles pour travailler dans les services d'archives d'Amérique du Nord).

Au sein du Conseil international des archives, la Section pour l'enseignement de l’archivistique et la formation des archivistes a pour objectif de « fournir un réseau pour les enseignants en archivistique avec but de développer une méthodologie et de créer des outils qui serviront d’abord pour l'enseignement de l’archivistique, et aussi pour davantage contribuer au développement de la profession ».

Le Portail international archivistique francophone (PIAF) offre par ailleurs des cours d'introduction en ligne par des archivistes de toute la francophonie.

Organisations professionnelles et réseaux

En raison des mutations importantes dans le monde de la gestion de l'information, le monde des archivistes est très connecté. Les archivistes sont organisés en réseaux notamment pour échanger et partager leurs connaissances. Il existe des réseaux par région, par métier, par langue, etc. Ces réseaux peuvent prendre la forme d'associations professionnelles, d'espaces informels de discussion et de centres de compétences spécialisés.

Le Conseil international des archives (CIA) est la principale ONG du milieu archivistique au niveau mondial. Ses membres sont des institutions, des associations et des archivistes individuels. Le CIA s'inspire des travaux entrepris par des associations nationales ou régionales et édicte des recommandations à portée internationale : par exemple les normes de description ISAD(G) et ISAAR(CPF) inspirées des Règles de description d'archives ou de la Déclaration internationale sur les archives.

L'Association internationale des archives francophones (AIAF), soutenue par les archivistes francophones et leurs associations (en France, au Québec, en Suisse et en Belgique en particulier), favorise les échanges internationaux au moyen de formations et du Portail international d'archivistique francophone qui est une base de ressources.

Si les associations peuvent contenir des groupes de travail sur des problématiques spécifiques rencontrées par certains archivistes, la résolution des questions les plus pointues peut être déléguées à des centres de compétences et de conseils professionnels (normalisation, archivage électronique, archivage audiovisuel, etc.).

En raison de la tradition américaine qui distingue gestion des documents d'archives (records management) et gestion des archives historiques, la Society of American Archivists et ARMA International représentent deux corps de métiers différents aux États-Unis.

La plupart de ces organisations organisent des formations continues ou des journées d'études et publient des périodiques, manuels, recommandations, bonnes pratiques, etc. pour faire partager leur savoir.

Image sociale de l'archiviste

Présentation par la directrice de l'Hauptstaatsarchiv Hannover lors de la Journée des archives 2014

L'archiviste est souvent associé à la poussière, aux caves obscures et aux mystères cachés. Il est aussi confondu avec le bibliothécaire.

Dans leur étude sur le stéréotype de l'archiviste au cinéma, Aldred, Burr et Park relèvent que l'archiviste est généralement un homme entre deux âges, portant un costume de tweed et parfois des lunettes, fumant la pipe et utilisant un parapluie comme canne, bref, tout le portrait d’un être cultivé, assis toute la journée et plongé dans les annales de l'histoire, travaillant à la lueur des chandelles à la recherche de quelque mystère ancien.

Quelques archivistes de fiction répondent à ce stéréotype :

Isidore Louis, chargé de recherches à l'Institut central des archives, sous-section des mythes et légendes, doit rédiger un rapport sur l’affaire des « Cités obscures » (L'Archiviste, album hors-série des Cités obscures illustré par François Schuiten, scénario de Benoît Peeters, 1987).

Les archivistes : comédie presque tragique en deux journées et cinq moments, pièce de théâtre de Bernard Liègme, 1981.

Plus généralement, l'archiviste est vu comme un fonctionnaire public et le maillon d'une grande machine bureaucratique parfois infernale :

Winston Smith, 39 ans, habitant de Londres en Océania, est un fonctionnaire qui officie au Ministère de la Vérité, ou Miniver en novlangue. Son travail consiste à remanier les archives historiques afin de faire correspondre le passé à la version officielle du Parti. Il est le personnage principal de 1984 (Nineteen Eighty-Four), roman de George Orwell, publié en 1949.

Ercole Pappalardo travaille comme archiviste en chef au Ministère et attend sa promotion quand il est forcé de faire toutes sortes de choses pour ne pas perdre son poste dans Totò et le roi de Rome (Totò e i re di Roma), comédie de Mario Monicelli et Steno, 1951.

Gaston Lagaffe, employé au Journal de Spirou dès 1957, n'est pas à proprement parler un archiviste, mais il est représentatif des préposés que les administrateurs choisissent souvent pour leurs archives. Stagiaire ou homme à tout faire de la rédaction, il est notamment chargé de la documentation et à ce titre invente des systèmes de classement tous plus ingénieux les uns que les autres : cactus de rangement, dossiers pendus par des élastiques, labyrinthe avec de la documentation, pouf rempli de courrier en retard, etc. Série de bandes dessinées par André Franquin.

Sam Lowry travaille au Department of Records avant d'être la victime d'une bureaucratie absurde dans Brazil, film de Terry Gilliam, 1985.

« De prime abord, Brazil s'intéresse à un fonctionnaire sans histoire, Sam Lowry, qui travaille au sein d'une énorme machine bureaucratique, le Ministère de l'Information, dont il devient rapidement la victime. C'est aussi l'histoire de quelqu'un qui ne prend pas la réalité au sérieux et qui perd trop de temps à rêver. »

— Terry Gilliam,Rebecca West, Cinefex, no 38, p. 21

Monsieur José est un obscur préposé aux écritures d'un Conservatoire général de l'État civil dans Tous les noms (Todos os nomes), roman de José Saramago, 1997.

L'un des deux Chérubin Hammer, Chérubin Hammer, est un intellectuel raté, méprisant et ennuyeux, devenu archiviste faute de n'avoir pu devenir écrivain, dans Chérubin Hammer et Chérubin Hammer, roman de Peter Bichsel, 1999.

À Moscou en 1939, le jeune archiviste soviétique Pavel Dubrov doit incinérer les manuscrits de l'écrivain Isaac Babel, considéré comme « ennemi du peuple », dans la célèbre prison de la Loubianka. Roman de Travis Holland, , 2007.

Michael Kappeler, archiviste à l'Université de Genève, mène des enquêtes policières en se servant de connaissances archivistiques et de fonds d'archives dans Le Jugement de Seth et Qui ne sait se taire nuit à son pays, romans de Rachel Maeder, dès 2012.

Les jeux (vidéo et autres) présentent des personnages d'archivistes que la connaissance des secrets rendent tout puissant :

Varro Tigurius, maître archiviste des Ultramarines, l'un des plus puissants psykers de la galaxie, dans Warhammer 40.000.

L'archiviste dans l'univers du Scriptorium

L'archiviste dans le jeu Diablo III est un autre personnage extrêmement puissant :

« Mais toute la puissance de ces héros [les sorciers de Caldeum] pâlit en comparaison des pouvoirs détenus par les archivistes d'Ouestmarche, ces braves qui partent au combat en brandissant bien haut le tome et la plume, revêtus pour toute armure non pas de lourde plaque ensorcelée ou de maille, mais du savoir des générations passées. Les archivistes ne combattent pas seulement pour garantir notre avenir, mais également pour sauvegarder notre passé. »

— Blizzard Entertainment, 2010

Bibliographie

Livres

Evelyne Vandevoorde (éd.), La formation des archivistes : pour relever les défis de la société de l'information, Actes de la 5e Journée des Archives, Louvain-la-Neuve, Academia Bruylant et Université catholique de Louvain-la-Neuve,‎ 2006, 265 p. (ISBN 2-87209-841-0)

(es) José Ramón Cruz Mundet, Qué es un archivero, Gijón, Ediciones Trea,‎ 2009 (ISBN 978-84-9704-456-1)

Textes de Jacques Grimard, recueillis par Yvon Lemay et Louise Gagnon-Arguin, L'archiviste: constructeur, gardien et communicateur : Mélanges en hommage à Jacques Grimard (1947-2007), Presses de l'université du Québec, coll. « Gestion de l'information »,‎ 2009, 420 p. (ISBN 978-2-7605-1604-5)

Paul Servais (éd.) et Françoise Mirguet (éd.), Archivistes en 2030, Réflexions prospectives, Louvain-la-Neuve, Academia Bruylant et Université catholique de Louvain-la-Neuve,‎ 2015, 427 p. (ISBN 978-2-8061-0214-0)

Articles

(en) LeRoy DePuy, « Archivists and Records Managers—A Partnership », The American Archivist, n 23,‎ janvier 1960, p. 49-55 (lire en ligne)

(en) Edward Higgs, « From medieval erudition to information management : the evolution of the archival profession », Archivum, n XLIII,‎ 1997, p. 136-144 (ISSN 0066-6793)

Barbara Roth-Lochner, François Burgy et Didier Grange, « Le métier d'archiviste à la croisée des chemins : un métier en évolution », Archives en Suisse I : Fonctions / Usages / Le métier d'archiviste / Perspectives,‎ 1997 (lire en ligne)

« La déontologie des archivistes: Actes de la journée d'étude de l'Association des archivistes français, Paris, 31 janvier 1992 », dans La Gazette des Archives, Paris, no 157, 2e trimestre 1992, pp. 77-133