La dématérialisation est le remplacement dans une entreprise ou une organisation de ses supports d'informations matériels (souvent en papier) par des fichiers informatiques et des ordinateurs, jusqu'à la création de « bureau sans papier » ou « zéro papier » quand la substitution est complète. Elle vise une efficacité accrue en permettant une gestion entièrement électronique des données ou des documents produits en interne ou émanant des partenaires (administrations, clients, fournisseurs, etc.) en format numérique ou numérisés à leur entrée. En dehors du cas d'une structure nouvelle et exploitant méthodiquement l'outil informatique, une démarche de dématérialisation comporte une dimension de numérisation, c'est-à-dire de transfert méthodique sur un support numérique quelconque des informations qui existent sous forme analogique (papier, film, microfilm).

La dématérialisation comme conséquence et expansion de l'informatisation en a la plupart de ses avantages et inconvénients.

Processus global d'informatisation

La dématérialisation a commencé par des initiatives individuelles et localisées visant à réduire les contraintes matérielles des traitements traditionnels de l'information, notamment en matière de délais de communication ou disponibilité de l'information. Dès 1967, l'envoi d'une disquette — de surcroît infiniment duplicable — pouvait être plus rapide et moins coûteux que celui des cent pages d'équivalent papier. Le bénéfice obtenu a ensuite été recherché par un plus grand nombre, toujours mieux pourvu en matériel requis, puis de manière de plus en plus systématique et professionnelle, au point d'en faire une caractéristique de l'informatisation des structures ou des cultures.

Condition d'une automatisation maximale du traitement des données, la dématérialisation bien conçue et bien gérée permet des gains de productivité même difficilement chiffrables et à moyen terme de dynamiser les activités d'une région, en facilitant par exemple le partage d'informations.

Entraînant un changement profond des pratiques, progressivement à tous les échelons de l'entreprise ou collectif, il est intéressant à plusieurs titres que la dématérialisation soit un projet partagé plus ou moins formellement par des ensembles de partenaires : chacun bénéficie ainsi des ressources numériques, de la facilité d'échange de données, puis de traitement, tout en évitant la coûteuse numérisation des documents restant chez certains dans leur forme traditionnelle. Pour ces raisons, le gain de productivité apporté à un secteur par une dématérialisation de ses agents économiques peut faire l'objet d'une reconnaissance et d'un soutien de la part de l'autorité publique. Dans l'état actuel des législations nationales, des difficultés juridiques subsistent pour une complète exploitation des possibilités : (authentification des partenaires, de leur signature, etc.).

Les avantages de la dématérialisation en termes de disponibilité de la version électronique, de préservation des œuvres et de manutention, ont progressivement été exploités par des institutions de plus en plus importantes en matière de gestion de documents imprimés, même au prix d'une réorganisation. Ces institutions, essentiellement des bibliothèques, sont de ce point de vue devenues créatrices ou fournisseurs de biens immatériels toujours disponibles et préservés d'une disparition accidentelle.

Gestion des ressources en matières premières

D'un point de vue plus large, le terme dématérialisation est insatisfaisant en ce que les supports d'information électroniques et leur exploitation imposent la consommation de ressources matérielles, soit, en termes économiques, de matières premières comme les métaux des équipements électroniques. De même, la dématérialisation a des conséquences sur le plan de l'énergie consommée pour leur élaboration et utilisation, ainsi que du point de vue de la gestion des déchets électroniques.

La dématérialisation est ainsi à l'origine d'une affirmation selon laquelle le passage à une économie de l'immatériel permettrait d'économiser les ressources naturelles et de satisfaire des objectifs de développement durable — affirmation contestée.

Selon l'ingénieur français Jean-Marc Jancovici, la dématérialisation de l'économie ne réduirait pas la consommation de ressources, considérant qu'on ne supprime pas la matière support de l'information, mais qu'on la change seulement. De plus, même si la part des services augmente, cela ne signifie pas que la consommation d'énergie y soit inférieure à ce qu'elle est dans l'industrie.

Selon l'étude sur la raréfaction des métaux faite par Philippe Bihouix, Benoît de Guillebon, et l'Association des centraliens, « La prétendue dématérialisation de l'économie ne réduit pas la consommation de matières premières ou d'énergie ». Le développement des technologies de l'information et de la communication depuis les années 1970 a conduit à une augmentation importante de la consommation de petits métaux et d'électricité : alors que l'on utilisait moins de vingt métaux dans les années 1970, on utilise depuis le XXI siècle environ 60 métaux.

Philippe Bihouix, ingénieur spécialiste de la finitude des ressources et de son interaction avec la question énergétique, rappelle que le secteur de l'informatique et des télécommunications n'a rien de virtuel, comme le réseau Internet : les serveurs, les antennes-relais, les terminaux, les accessoires, les câbles transocéaniques de faisceaux de fibres optiques consomment de l'énergie et des matières premières. L'impact environnemental dans l'économie numérique n'est pas meilleur que celui de l'économie papier.

Les études du PNUE (2013) et de l'Öko Institut (2012) sur la composition des ordinateurs personnels respectivement fixes et portables confirment ce constat. La demande de l'industrie des Technologies de l'Information et de la Communication en métaux a triplé entre les années 1980 et les années 2010.

Domaines

Le développement d'Internet participe au processus de dématérialisation dans tous les domaines et jusqu'aux consommateurs individuels, comme le téléchargement qui remplace dans le secteur du jeu-vidéo les cartouches de jeu ou les CD.

Exemples de dématérialisation :

Dématérialisation de courriers entrants ;

Dématérialisation de documents des ressources humaines ;

Dématérialisation des livres;

Dématérialisation des examens ;

Dématérialisation de factures ;

Dématérialisation des jeux vidéo ;

Dématérialisation de la monnaie (exemple pour les chèques dont la formule papier ne circule plus entre les banques mais seulement « l'image chèque » (image numérique). La dématérialisation est intervenue en 2002 avec la mise en place de l'EIC.

Dématérialisation du conseil d'administration ;

Mise en œuvre

Le changement de support implique l'utilisation d'un :

certificat d'identité numérique qui permet d'identifier les intervenants au cours du processus (cf. signature numérique) ;

horodatage, timestamp, qui garantit l'heure et la date de chaque étape du traitement ;

espace de confiance distant : les documents et les étapes de leur traitement sont centralisés sur un serveur tiers ;

d'une enveloppe numérique : l'utilisateur conserve ses documents au sein d'une enveloppe numérique qui intègre une fiche de suivi dont chaque étape est certifiée par un tiers.

Deux formes de dématérialisation des documents et courriers entrants coexistent le plus fréquemment au sein des organisations interrogées par MARKESS International :

D'une part, la dématérialisation dite « native » qui consiste pour une entreprise à recevoir directement des documents entrants sous forme de données ou informations numériques ;

D'autre part, la dématérialisation dite duplicative de documents et courriers reçus au format papier puis dématérialisés grâce à des opérations plus ou moins automatisées permettant de valoriser l'information et son traitement. En 2008, 51 % des organisations interrogées par MARKESS International indiquent traiter automatiquement au moins une opération associée à la dématérialisation de ces documents reçus initialement au format papier.

France

L'année 2012 est un tournant pour la dématérialisation en France. C'est l'année de parachèvement du processus de dématérialisation des procédures de marchés publics, initié en 2001, qui marque l'entrée de l'acheteur public dans l'ère de la maîtrise des échanges immatériels.

Les administrations peuvent depuis le 1 janvier 2012 être en mesure de recevoir des factures dématérialisées, et donc rattraper leur retard sur leurs voisins européens (tels que la Suède ou le Danemark). Cependant les collectivités locales ne sont pas encore obligées de suivre cette mesure, bien qu'elles représentent la majeure partie des faces traitées. « Pour les marchés d'un montant supérieur à 90 000 € HT, le pouvoir adjudicateur ne peut refuser de recevoir les documents transmis par voie électronique. Les règles du jeu sont désormais complètes ».

Le plan France numérique 2020 prévoit que « le papier devra être définitivement abandonné et l'intégralité des démarches administratives devront être dématérialisées. »

无纸化办公室

电子纸

无纸化是一个信息革命，形式是避免使用纸张作为记录及沟通的媒体。例如:

人际沟通无纸化: 以电邮、短讯、上网讨论区等，代替写情信、家书、投诉信等。

办公室无纸化: 会计簿记: 用SAP、MYOB等电脑会计软件。 电子纸或平板电脑的应用于数据呈现 公文: 用Word、PDF等电脑化，网络传递，交到收信者处，待有必要才由读者自费打印。

会计簿记: 用SAP、MYOB等电脑会计软件。

电子纸或平板电脑的应用于数据呈现

公文: 用Word、PDF等电脑化，网络传递，交到收信者处，待有必要才由读者自费打印。

上市公司公告无纸化: 上市不用出版纸本招股章程，爱护树林。公司治理的公告，不必邮寄文档予个别股东，只要投资者自由在官方网页收看特别公告便是。加速信息传播，改善公司透明度。

无纸化会议是指电子化移动式会议系统，硬件包括服务器、路由器、平板电脑等设备，软件包括会议系统软件。会议系统软件里面包含会议签到、会议信息查看、会议文档处理、投票表决等会议功能，以及同步演示、手写批注等功能。目前利用移动互联网技术实现无纸化会议，减少打印文档，避免浪费更多的纸张，保护环境。